Il convient d'abord d'entamer une réflexion centrée sur les besoins de la bibliothèque, actuels et à venir, et de déterminer précisément quelles sont les fonctions à informatiser. L'analyse de l'existant concerne :
- Les locaux : superficie, espaces libres pour les postes, réaménagements possibles, les collections : nombre d'ouvrages (un minimum de 3 000 semble être une base de départ convenable), supports disponibles et à venir
- Le personnel : en nombre suffisant pour la pose des codes-barres et le catalogage du fonds ? Formation suffisante à l'informatique et au catalogage ?
- Le budget : que peut-on raisonnablement demander à l'élu, selon l'origine de la demande d'informatisation ?
- Le paramètre temps : la médiathèque devra-t-elle fermer lors de la reprise du fonds et de la formation ? Combien de temps ?
- Le public : quelle plus-value pour lui ? Il est important de communiquer sur les désagréments à venir (fermeture au public) en présentant les avantages futurs.

L'informatisation est envisageable si tout s'y prête : local agréable équipé d'un mobilier adapté, budget d'acquisition, personnel formé au catalogage et à l'indexation. L'informatisation est une opportunité pour repenser le fonctionnement de la bibliothèque : changements dans le classement et les cotes, utilisation d'une indexation par sujet, désherbage...

L'étude préalable correspond à une période de réflexion qui permet de concrétiser le projet et d'en déterminer l'opportunité, afin de l'argumenter auprès des élus. C'est au cours de cette étape que sont définis les objectifs et les avantages attendus et qu'est mise en place l'organisation générale de l'opération. Le fonctionnement actuel de la bibliothèque est mis à plat afin de déterminer si des changements sont nécessaires dans les méthodes de travail et d'organisation.

L'informatisation ne se justifie pas partout. Elle doit être envisagée en fonction de critères d'activité suffisants :

- Un local réservé exclusivement à la bibliothèque
- Un fonds d'au moins 3 000 documents
- Un volume de transactions moyen d'au moins 15 prêts par an par inscrit
- Un personnel formé à la bibliothéconomie
Dans le cas d'une volonté d'informatisation, il est alors important de pouvoir fixer un cadre juridique et technique à cette démarche. Ainsi, il est nécessaire d'établir un cahier des charges précis sur les attentes liées à cette démarche.