Le cahier des charges - Médiathèques en Haute-Saône

Le cahier des charges ou cahier des clauses techniques particulières (CCTP) présente :
- les raisons pour lesquelles la bibliothèque désire s'informatiser,
- la commune, la bibliothèque et les évolutions qu'elle prévoit,
- les éventuelles contraintes techniques à prendre en compte : câblage, configuration,
- les principales fonctionnalités logicielles requises,
- les modalités de maintenance et garantie, les conditions de mise à jour, les formations,
- une série de questions auxquelles le soumissionnaire répondra ; elles doivent être ciblées sur quelques points importants qui permettront de faire la différence entre les offres...
- une date limite de retour des dossiers et un échéancier « idéal ».

Pour ce qui est des fonctionnalités du SIGB, il faut savoir que les informations gérées par un SIGB sont organisées autour de quatre fichiers principaux :
1. Le fichier des notices bibliographiques
2. Le fichier des notices autorités
3. Le fichier des exemplaires
4. Le fichier des lecteurs

La circulation des documents avec les fonctionnalités suivantes :
- Prêts et retours : il faut pouvoir paramétrer les règles de prêt (durée du prêt et nombre maximum de documents à prêter) en fonction des catégories d'emprunteurs, du type de documents, de la localisation et du statut.
- Réservations : le SIGB paramètre les réservations selon le nombre, la durée, le type de documents. Un message d'alerte doit s'afficher au retour des documents.
- Retards : édition automatique des lettres de rappel.

Le logiciel doit également permettre :
- La recherche documentaire
Les logiciels de gestion de bibliothèque offrent souvent un niveau de recherche "professionnel" et un niveau de recherche adapté au public. La recherche doit pouvoir se faire sur les principaux champs de la notice et permettre de croiser plusieurs critères.

- Les acquisitions
La gestion des commandes comprend la création de bons de commandes (par fournisseur), la réception des commandes (pointage, intégration dans le catalogue, possibilité de réception de documents hors commande), le suivi des bons de commandes (édition de la liste des ouvrages restant à livrer, édition de relances).

Le SIGB comprend enfin d'autres fonctionnalités telles que :
- récolement
- statistiques
- éditions notamment pour les mailings (retards, animations, informations).
- OPAC (catalogue en ligne) qui permet aux usagers de consulter le catalogue sur Internet, d'effectuer des recherches, de réserver des documents, de consulter leurs emprunts.

Ce cahier des charges doit être envoyé à plusieurs éditeurs, afin d'obtenir au moins 3 devis pour répondre aux demandes, selon certains seuils, du code des marchés publics et ainsi s'assurer de la légalité de la démarche.

Pour des raisons budgétaires, il peut être intéressant d'envisager un projet d'informatisation en logiciel libre.