Le choix de l'offre - Médiathèques en Haute-Saône

A réception des offres, la commission procède d'abord à l'ouverture des dossiers administratifs des candidatures puis à l'examen des offres. En cas de dossier administratif incomplet, l'offre est éliminée sans être examinée. Le dépouillement des offres nécessite l'établissement de différents tableaux comparatifs selon ses critères de choix :

- tableau comparatif des situations commerciales et financières des sociétés, ainsi que de ses références
- tableau comparatif des offres financières par lots
- tableaux comparatifs par module du système : les possibilités de chaque offre sont à classer par ordre d'importance en fonction des priorités choisies par la bibliothèque.
- tableaux comparatifs des matériels proposés
- tableaux comparatifs concernant le calendrier de l'opération, l'assistance, la formation, la documentation, la garantie, les différents types de maintenance (sur site et télémaintenance : intervention sur incident, mode de traitement des anomalies, coût, délai d'intervention), les nouvelles versions du logiciel (cadre précis d'installation, délai d'installation et coût).
Une fois le choix arrêté, le Conseil municipal doit rendre une délibération et voter un budget. La délibération permet de passer la commande de matériel et logiciel et doit être jointe à une éventuelle demande de subvention.